Randevular

Genel Bakış

DOLU.ai Randevu modülü, müşterilerinizle yapacağınız toplantıları ve randevuları kolayca planlamanızı sağlar. Takvim görünümü, çevrimiçi rezervasyon widget'ı, otomatik hatırlatmalar ve Google Calendar senkronizasyonu ile randevu yönetiminizi dijitalleştirin. AI destekli planlama ile çakışmaları önleyin ve zamanınızı en verimli şekilde kullanın.

Nasıl Erişilir

Sol menüden Randevular sekmesine tıklayarak takvim görünümüne erişebilirsiniz.

Ana Sayfa → Sol Menü → Randevular

Kurulum / Başlangıç

1. Randevu modülünü etkinleştirin: Ayarlar > Modüller bölümünden Randevular modülünü aktif edin.
2. Çalışma saatlerinizi belirleyin: Ayarlar > Firma Bilgileri > Çalışma Saatleri bölümünden müsaitlik saatlerinizi girin.
3. Randevu türlerini tanımlayın: Farklı hizmetler için randevu süreleri ve açıklamaları oluşturun.
4. Takvim senkronizasyonu yapın: Google Calendar veya Outlook ile bağlantı kurun.
5. Rezervasyon widget'ını etkinleştirin: Web sitenize eklenecek rezervasyon formunu yapılandırın.
6. Hatırlatıcıları ayarlayın: Randevu öncesi hatırlatma zamanlarını belirleyin.
7. Ekip üyelerinin takvimlerini bağlayın: Her ekip üyesinin müsaitlik durumunu sisteme tanıtın.

Özellikler ve Butonlar

Takvim Görünümü

Ana randevu ekranı, takvim formatında tüm randevularınızı gösterir.

• Günlük görünüm: Tek günün saatlik detayı
• Haftalık görünüm: Haftanın 7 gününü yan yana görüntüleme
• Aylık görünüm: Ay takvimi formatında tüm randevular
• Liste görünümü: Randevuların kronolojik liste halinde gösterimi
• Renk kodlaması: Randevu türlerine göre farklı renkler (toplantı: mavi, demo: yeşil, destek: turuncu)
• Sürükle-bırak: Randevuları takvim üzerinde sürükleyerek yeniden zamanlayın
• Hızlı oluşturma: Takvim üzerinde boş bir zaman dilimine tıklayarak hızlıca randevu oluşturun

Randevu Oluşturma

Yeni randevu oluşturmak için:

1. "Yeni Randevu" butonuna tıklayın veya takvimde bir zaman dilimine tıklayın
2. Randevu türü: Önceden tanımlanan türlerden birini seçin
3. Tarih ve saat: Randevu tarihi ve başlangıç saatini belirleyin
4. Süre: Randevunun süresini seçin (15 dk, 30 dk, 45 dk, 60 dk, özel)
5. Katılımcılar: Müşteri ve ekip üyelerini ekleyin
6. Konum: Fiziksel adres, telefon veya video bağlantısı
7. Notlar: Randevu ile ilgili ek bilgileri girin
8. Hatırlatıcılar: Otomatik hatırlatma zamanlarını belirleyin
9. Tekrarlama: Haftalık veya aylık tekrarlayan randevular ayarlayın

Randevu Türleri

İşletmenize özel randevu türleri tanımlayın:

• İlk Görüşme: 30 dakika, ücretsiz tanışma toplantısı
• Ürün Demosu: 45 dakika, ürün tanıtımı
• Destek Görüşmesi: 15 dakika, teknik destek
• Danışmanlık: 60 dakika, ücretli danışmanlık seansı
• Takip Toplantısı: 20 dakika, mevcut müşteri takibi

Her tür için ayarlanabilir özellikler:

• Varsayılan süre
• Renk kodu
• Tampon süresi (randevular arası boşluk)
• Minimum önceden bildirim süresi
• Maksimum ileri tarih sınırı
• Otomatik onay veya manuel onay

Rezervasyon Widget'ı

Web sitenize ekleyeceğiniz çevrimiçi rezervasyon formu:

• Embed kodu: HTML embed kodu ile web sitenize ekleyin
• Bağımsız sayfa: Müşterilerle paylaşabileceğiniz özel rezervasyon URL'si
• Müsaitlik takvimi: Müşteriler uygun zaman dilimlerini görerek seçim yapar
• Randevu türü seçimi: Hangi hizmet için randevu alınacağını seçme
• Kişi bilgileri formu: Ad, telefon, e-posta gibi bilgilerin toplanması
• Özel sorular: Randevu öncesi bilgi toplamak için ek sorular
• Onay sayfası: Randevu onayı ve takvime ekleme seçenekleri
• Çok dilli destek: 14 dilde rezervasyon formu

Widget kurulumu:

1. Ayarlar > Randevular > Rezervasyon Widget'ı bölümüne gidin
2. Widget görünümünü özelleştirin (renkler, logo, açıklama)
3. Aktif randevu türlerini seçin
4. Embed kodunu kopyalayın
5. Web sitenize yapıştırın

Hatırlatmalar

Otomatik hatırlatma sistemi ile randevu kaçırmalarını önleyin:

• E-posta hatırlatması: Randevudan 24 saat ve 1 saat önce
• SMS hatırlatması: Randevudan 2 saat önce kısa mesaj
• WhatsApp hatırlatması: WhatsApp üzerinden hatırlatma mesajı
• Takvim bildirimi: Google/Outlook takvim bildirimi
• Özelleştirilebilir zamanlar: Hatırlatma zamanlarını isteğe göre ayarlayın
• Onay isteme: Hatırlatma mesajında "Onayla" veya "İptal Et" seçenekleri

Hatırlatma şablonlarını özelleştirin:

• Müşteri adı, randevu tarihi, saati, türü gibi değişkenleri kullanın
• Her dil için ayrı şablon tanımlayın
• HTML e-posta şablonları ile profesyonel görünüm

Google Calendar Senkronizasyonu

DOLU.ai takviminizi Google Calendar ile senkronize edin:

1. Ayarlar > Entegrasyonlar > Google Calendar bölümüne gidin
2. "Google ile Bağlan" butonuna tıklayın
3. Google hesabınıza giriş yapın ve izin verin
4. Senkronize edilecek takvimleri seçin
5. Senkronizasyon yönünü belirleyin:
   • Tek yön (DOLU → Google): DOLU.ai randevuları Google'a aktarılır
   • Tek yön (Google → DOLU): Google etkinlikleri DOLU.ai'de gösterilir
   • Çift yön: Her iki taraftaki değişiklikler karşılıklı senkronize edilir
6. Çakışma davranışını belirleyin

Randevu Durumları

Her randevunun bir durumu vardır:

• Planlandı: Randevu oluşturuldu, onay bekliyor
• Onaylandı: Müşteri randevuyu onayladı
• Hatırlatıldı: Hatırlatma mesajı gönderildi
• Tamamlandı: Randevu gerçekleşti
• İptal Edildi: Müşteri veya işletme tarafından iptal edildi
• Gelmedi (No-show): Müşteri randevuya gelmedi
• Ertelendi: Randevu yeni bir tarihe taşındı

Yaygın Kullanım Senaryoları

Senaryo 1: Müşteri Çevrimiçi Randevu Alıyor

1. Müşteri web sitenizdeki rezervasyon widget'ına tıklar
2. Randevu türünü seçer (örn: "Ürün Demosu")
3. Müsait tarih ve saati seçer
4. İletişim bilgilerini doldurur
5. Randevuyu oluşturur
6. Otomatik onay e-postası gönderilir
7. 24 saat ve 1 saat önce hatırlatma mesajı gönderilir

Senaryo 2: AI ile Otomatik Randevu Planlama

1. Müşteri sohbet widget'ında "randevu almak istiyorum" yazar
2. AI asistan müsait zamanları sunar
3. Müşteri bir zaman dilimi seçer
4. AI otomatik olarak randevuyu oluşturur
5. Onay mesajı gönderilir

Senaryo 3: Tekrarlayan Toplantı Serisi

1. "Yeni Randevu" ekranında randevu bilgilerini girin
2. "Tekrarlama" seçeneğini etkinleştirin
3. Tekrarlama sıklığını seçin (her hafta / 2 haftada bir / her ay)
4. Bitiş tarihini veya tekrar sayısını belirleyin
5. Tüm seri randevuları otomatik oluşturulur

İpuçları ve En İyi Uygulamalar

İpucu

Randevular arasında tampon süresi bırakın (örn: 10-15 dakika). Bu sayede bir toplantının uzaması diğerini etkilemez ve hazırlık yapmanız için zaman kalır.

İpucu

Rezervasyon widget'ında minimum önceden bildirim süresini en az 2 saat olarak ayarlayın. Çok kısa sürede alınan randevular hazırlıksız yakalamanıza neden olabilir.

İpucu

SMS hatırlatmalarını etkinleştirin. E-posta hatırlatmaları spam klasörüne düşebilir, ancak SMS doğrudan müşteriye ulaşır ve gelmeme oranını önemli ölçüde düşürür.

İpucu

Google Calendar senkronizasyonunu çift yönlü olarak ayarlayın. Böylece kişisel takviminize eklediğiniz etkinlikler de DOLU.ai'de müsaitliğinizi otomatik günceller.

Sorun Giderme

Randevu takvimde görünmüyor

• Takvim görünümünün doğru tarih aralığında olduğunu kontrol edin
• Filtre ayarlarını kontrol edin (belirli bir tür filtresi aktif olabilir)
• Sayfayı yenileyerek deneyin
• Randevunun "İptal Edildi" durumunda olmadığından emin olun

Google Calendar senkronizasyonu çalışmıyor

• Google hesap bağlantısının aktif olduğunu kontrol edin (Ayarlar > Entegrasyonlar)
• Google'dan DOLU.ai erişim izninin iptal edilmemiş olduğundan emin olun
• Bağlantıyı kesin ve yeniden kurun
• Takvim seçimlerinin doğru olduğunu kontrol edin

Hatırlatma mesajları gönderilmiyor

• Hatırlatma ayarlarının açık olduğunu kontrol edin
• SMS hatırlatmaları için SMS kredisi olduğundan emin olun
• WhatsApp hatırlatmaları için WhatsApp kanalının bağlı olduğunu doğrulayın
• Müşterinin iletişim bilgilerinin doğru olduğunu kontrol edin

Rezervasyon widget'ı çalışmıyor

• Embed kodunun doğru yerleştirildiğini kontrol edin
• Widget'ın aktif durumda olduğundan emin olun
• En az bir randevu türünün widget'ta görünür olarak ayarlandığını doğrulayın
• Tarayıcı konsolunda hata mesajı olup olmadığını kontrol edin

SSS

S: Aynı saatte birden fazla randevu alınabilir mi? C: Eğer birden fazla ekip üyeniz varsa evet. Her ekip üyesinin kendi müsaitlik takvimi vardır. Tek kişilik işletmelerde çakışma otomatik olarak engellenir.

S: Müşteriler kendi başlarına randevuyu iptal edebilir mi? C: Evet, hatırlatma mesajlarındaki "İptal Et" bağlantısı veya randevu onay e-postasındaki iptal linki ile müşteriler randevuyu iptal edebilir. İptal politikasını (minimum süre öncesi) siz belirlersiniz.

S: Randevu sırasında not alabilir miyim? C: Evet, randevu detay sayfasında not alanı bulunur. Görüşme sırasında veya sonrasında notlar ekleyebilirsiniz. Bu notlar CRM'deki kişi kaydıyla da ilişkilendirilir.

S: Tatil günlerini takvimden nasıl çıkarırım? C: Ayarlar > Firma Bilgileri > Tatil Günleri bölümünden resmi tatilleri ve özel kapalı günleri tanımlayabilirsiniz. Bu günlerde rezervasyon widget'ı otomatik olarak kapalı görünür.

S: Ücretli randevular için ön ödeme alabilir miyim? C: Evet, rezervasyon widget'ına ödeme entegrasyonu ekleyebilirsiniz. Müşteri randevu alırken ücretini öder, iptal durumunda iade politikası uygulanır.

S: Outlook Calendar ile senkronizasyon yapılabilir mi? C: Şu anda Google Calendar senkronizasyonu tam desteklenmektedir. Outlook Calendar desteği gelecek güncellemelerde eklenecektir. Geçici çözüm olarak Outlook'u Google Calendar ile senkronize edebilirsiniz.

S: Ekip üyelerinin randevularını kimler görebilir? C: Yöneticiler tüm ekip üyelerinin randevularını görebilir. Ekip üyeleri varsayılan olarak yalnızca kendi randevularını görür. Paylaşılan takvimler ile belirli ekiplerin randevuları karşılıklı görüntülenebilir.

S: Randevu geçmişini raporlayabilir miyim? C: Evet, Raporlar bölümünden randevu istatistikleri (toplam randevu, tamamlanma oranı, gelmeme oranı, ortalama süre) raporlanabilir. Raporları zamanlanmış olarak e-posta ile alabilirsiniz.